BERBURU STUDI LANJUT (PART 2): MENDAFTAR TITECH

(2) Bagaimana cara mendaftar di Titech?

Post ini kelanjutan dari post 4 bulan yang lalu, lumayan lama ya, padahal awal tahun sudah niat menulis rutin. Tidak terasa sekarang 2015 sudah berada di penghujung caturwulan pertama, pendaftaran untuk Tokyo Institute of Technology (mulai sekarang saya akan konsisten menyingkat dengan julukan Titech) untuk IGP C pada Oktober 2015 sudah dibuka. Deadline pengumpulan berkas pada 14 Mei 2015, kurang dari 1 bulan lagi lho! Sesuai janji, saya akan bercerita bagaimana proses saya mendaftar di kampus Titech.

Informasi lengkap bisa dilihat dihttp://www.titech.ac.jp/english/graduate_school/international/graduate_program_c/overseas.html. Ada beberapa graduate program yang ditawarkan oleh Titech, yang saya lebih paham adalah IGP A dan IGP C. IGP A kebanyakan dibuka untuk program integrated Master sampai Doktor, dan IGP C kebanyakan program Master. Silahkan dicermati baik-baik departemen yang dituju, biasanya tiap departemen beda-beda program yang dibuka.

Proses secara garis besar: (1) Cari sensei dan korespondensi via email, menanyakan availibilitas lab dan riset yang ada, (2) membahas dan fiksasi rencana riset, (3) interview Skype dengan jajaran fakultas, dapat LoC conditional, (4) melengkapi dan mengirim dokumen via pos ke Tokyo. Proses ini kira-kira memakan waktu sekitar 3-4 minggu.

Saya mencari Sensei dengan pertimbangan kesamaan bidang, yaitu Konversi Energi, khususnya Renewable Energy. Sudah punya 8 list nama, saya mulai mengirim email ke masing-masing Sensei. DI awal saya hanya mengirim ke 4 Sensei terlebih dahulu. Dari keempatnya:
– Satu balas, tidak bisa menerima mahasiswa karena penuh (Katsunori Hanamura)
– Satu balas lagi, tapi April 2015 beliau sudah mau pensiun (Seiji Okawa)
– Satu tidak balas (Ken Okazaki)
– Dan yang satu balas, yang menjadi Sensei saya sampai sekarang. Beliau ada slot kosong di lab-nya dan riset yang akan dilakukan sesuai dengan keahlian saya (Kazuyoshi Fushinobu)

Alhamdulilah menurut Fushinobu Sensei, ITB dikenal di dunia internasional, sehingga email dari saya disambutnya dengan senang hati. Perkenalan di awal tidak terlalu susah. Lalu kami bahas lah bagaimana cara mendaftar di Departemen-nya. Sensei tergabung di Department of Mechanical and Control Engineering, dan saat itu hanya bisa dimasuki dengan IGP A. Sensei pada awalnya menawarkan untuk mengambil research student dulu pada April 2015, baru dilanjut kuliah Master saat Oktober 2015. Masalahnya adalah LPDP tidak menanggung biaya belajar non-degree, yang mana saya harus membiayai sendiri. Karena tidak feasible, saya menanyakan apakah saat nanti April departemen tersebut buka untuk IGP C Overseas. Tetapi sensei tidak berani menjawab, dan dari pihak kampus belum ada pengumuman. Karena gambling, saya disuruh memilih antara research student atau IGP A. Dengan solat istikhoroh dan meminta restu orang tua, akhirnya saya ambil IGP A, Master langsung dilanjut ke Doktor.

Sesudah deal, saya diminta untuk melengkapi preliminary document untuk kebutuhan departemen, yang terdiri atas: Tranksrip akademik, ijazah, isian dokumen dari departemen, dan proposal riset. Yak, sudah ada proposal riset. Oleh karenanya saya menanyakan topik apa yang tersedia di lab. Sebenarnya saya memiliki keinginan topik sendiri, namun mempertimbangkan keberjalanan riset (jika topik diberikan sensei, biaya riset ditanggung oleh lab. Jika menentukan sendiri biasanya sebagian besar kita yang menanggung biaya riset) akhirnya saya memilih salah satu topik yang ditawarkan, yaitu Solar Thermochemical Reactor. Langsung saja saya cari paper yang bersangkutan, dan saya buat esai sebanyak dua halaman berdasar deskripsi awal dari sensei.

Esai tersebut dikoreksi oleh sensei dan anggota lab, sampai pada akhirnya setelah satu minggu proposal riset tersebut sudah bisa sebagai syarat pengumpulan ke departemen. Dokumen terkumpul dengan baik di hari terakhir (via email), selanjutnya adalah persiapan mengirim dokumen ke Jepang untuk seleksi administrasi. Syaratnya secara garis besar:

– Mengisi dokumen isian dari Titech
– Surat rekomendasi berupa form isian yang diisi oleh pembimbing
– Surat rekomendasi normative dari dekan FTMD ITB ke President Titech
– Proposal riset
– Bukti korespondensi dengan sensei
– Fotokopi paspor
– Ijazah dan transkrip yang dilegalisir
– Sertifikat bahasa Inggris (IELTS/TOEFL iBT/TOEIC) asli

Surat rekomendasi saya dapatkan dengan cepat dari Kaprodi Teknik Mesin dan Dekan FTMD, alhamdulilah karena saya sudah mengenal keduanya saat bertugas di himpunan. Sertifikat bahasa saya dapatkan 2 minggu sebelum deadline pengumpulan dokumen (1 Desember 2014), saya mengambil TOEIC karena paling murah. Bukti korespondensi diambil menggunakan screenshot riwayat email dengan sensei. Sudah lengkap dokumen! Lalu saya tanya sensei, apa tidak ada interview. Oleh sensei dicek, dan ternyata memang ada. Interview saya diadakan pada Jumat 21 November 2014, jam 3 sore via Skype. Saya langsung iyakan saja. Daan ternyata saya kelupaan, padahal tanggal segitu saya sedang ada program pertukaran pelajar di Osaka dan agendanya harus berada di Denso, Nagoya. Saya coba lobby sensei untuk mengganti jadwal, dan baru sekali itu balasan dari sensei tegas! “Ini adalah proses seleksi, jika tidak mampu mengikuti maka dinyatakan tidak mengikuti seleksi”. Langsung adem panas, akhirnya minta ke koordinator program pertukaran (Sugimura Sensei) untuk diijinkan berada di hotel saja, akhirnya diijinkan. Jadilah saya interview di kamar hotel.

Yang saya persiapkan untuk interview Skype adalah softcopy presentasi mengenai profil, riset saat S1, dan rencana riset untuk Master. Luntang-lantung gak tenang dari pagi, akhirnya waktu interview datang. Saya diwawancara oleh 3 sensei yang bidangnya di energi. Mulailah presentasi 15 menit dan tanya jawab 15 menit. Awalnya agak gugup, tapi untungnya saya sudah latihan dari pagi. Saat sesi tanya jawab, pertanyaan yang ditanyakan juga tidak terlalu teknis. Akhirnya interview selesai, dan Fushinobu Sensei melaporkan hasil interview ke Admission Division. Dengan begitu semua dokumen siap kirim. Pengiriman dokumen saya lakukan 1,5 minggu sebelum deadline. Tidak disangka, ternyata ada form yang belum lengkap saya isi dan harus dikirim ulang. Karena masih ada jeda waktu, saya sempat menyusulkan dokumen sebelum deadline. Alhamdulilah. Oh ya, dari sensei saya mendapatkan Letter of Confirmation Conditional yang saya gunakan untuk pendaftaran LPDP. Sisanya penantian panjang menuju Pengumuman.

Alhamdulilah pada 2 Maret 2015 sensei memberi kabar bahwa saya lolos (saat itu sedang menjalani PK-29 LPDP sehingga tidak bisa langsung balas email). Dokumen pengumuman dikirim ke Malang oleh Admission Division. Dengan ini saya sudah fix diterima di Titech. Alhamdulilah….. Saat ini saya sedang mengurus persiapan keberangkatan, seperti bayar kuliah, cari dorm, dan mengurus visa. Tapi semuanya baru bisa dimulai di atas Juni. Yak karena LPDP dapat, kampus dapat, berkunjunglah saya ke camer menyerahkan “proposal” hehe.

Sumber : https://achrofi.wordpress.com/2015/04/18/berburu-studi-lanjut-part-2-mendaftar-titech/